对于留学生来说，电子邮件是日常生活和学习需求不可或缺的交流工具。那么，如何发送一封正式的电子邮件就成了一项非常重要的技能。发送电子邮件是值得深刻研究的。毕竟，没有人希望发送给教授的紧急电子邮件石沉大海。
01
常识
不论是给教授发邮件，还是给公司发关于求职的邮件，在正式场合最好使用带有自己留学院校名字.edu的邮箱名。这样会让自己显得更专业；另外对于发给公司的求职邮件来说，带有留学学校名字的邮箱也会让他们对你的背景能力等各方面素质有一个基本预估。
最好不要使用表情符号，表情包，缩略词，网络用语等不正式，不严肃的表达方式。在合理使用标点符号的同时，最好不要使用叹号。
除了必要的群发邮件，地址栏只填写一个地址，尽量一封邮件发给一个人，这样做避免了无意中把别人的邮箱信息泄露给其他人，同时也会可以避免接受者都觉得对方会回复，你的问题就没人回答的尴尬情况。在gmail里，如果需要将同一封邮件发给不同的人的话，可以选择在Bcc栏下面添加收信人，To那一栏空着即可。
不要把某个词全部大写，这样常会被认为是在吼叫或骂人。如果要强调某些词语或句子用底线，斜字，粗体就可以了。
发送之前要通读几遍，重要的邮件可以找小伙伴帮忙校对，检查包括拼写，时态，单复数，标点的问题，避免被误解。（这一点很重要！我听说有的同学因为邮件中拼写或者语法的问题，导致教授迟迟没有回复的。）
02
手把手教你写邮件
在给不熟悉你的人写邮件的时候，一定要在邮件最开始说清楚自己是谁，和收信人的关系是什么。虽然收信人是可以看到你的名字的，但是对于不熟悉你的人来说，他们不会通过你的名字就知道你是谁。而如果你已经与收信人有过几回合的邮件往来，你就不需要再在邮件一开始介绍自己了。比如，写给教授的邮件第一段就可以这样写：My name is xxx.I’m one of the students in your xxxx class. My student ID is xxx.
标题很重要！一个好的标题应该包含你的姓名，课程名称以及你写邮件的主题是什么。（你是有问题要问，还是有个诉求等等）标题要简明扼要，突出主题。如果你对教授的某一篇文章很感兴趣，并且你的邮件正文里要谈到这篇文章，那么用这篇文章的标题作为邮件的标题也是个不错的主意。如果文章的标题过长，可以把它压缩一下。
在发给教授的邮件里，主题不要太长，一般不要超过35个字母，只需要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写。太长的标题教授不会有兴趣去看，而措辞模糊的标题，业务繁忙的教授也可能没有时间打开邮件研究你想要表达的意思。
其次是正文。正文的抬头称呼也很重要！通常情况下，如果你写邮件的对象是德高望重的老教授，那么抬头的称呼最好用Respect Professor +教授的姓氏。当然，很多时候教授或者助教会很平易近人，平常介绍自己的时候也会用自己的名字。这个时候，你也可以用他们的名字称呼他们。（tips：即便教授或者助教平常经常用自己的名字，我还是建议大家在头几次写邮件的时候用他们的姓氏以显尊重。）有人觉得形容词用Respect/Dear没有什么区别，但是我个人还是感觉Respect会更正式一点，Dear可以在你收到对方回复后，回复邮件时使用。
接下来就是邮件主体了。主体部分最先要用一句话说明你发邮件的目的，作为标题的一个说明，开门见山，简洁明了地告诉教授你发这封邮件要说什么问题。然后，用简练地语言详细说明你的问题。说完一个问题后，如果还有下一个问题，中间要空行。在叙述过程中最需要注意的问题就是措辞要礼貌，英语里没有所谓的“您”的对应称呼，但是要灵活运用please, could, would, appreciate等表示礼貌的词。
在邮件中提出请求或者问题的时候，措辞就格外重要了。要让教授在感到被尊重很舒服的话，那么你的邮件得到回复的概率就会很高。如果你的措辞略显生硬且不礼貌的话，可能不会得到教授的回复。推荐使用以下句式：
（1）I am wondering if …
（2）would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，例如：Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time? 同样可以用could you please进行替换。
（3）尽量避免使用I want和I would like…
而在提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是“迫不得已”，“走投无路”，才来求助。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。
通常情况下，最好在提出问题或者请求之前进行一两句话的铺垫，如果是要对教授上课所讲内容提出自己的疑问的话，可以先说一下你对于这个教授的课程的整体感受是什么（比如，我很喜欢你的课。你的课很有趣之类的）来引入话题，会显得比较自然。
在发邮件时也会经常遇到需要添加附件的情况。对于添加附件，最最重要的一点是一定不要忘记把附件上传到邮件里。因为很多时候我们在写邮件的时候都会提到please find...attached，就继续往后写了。而等到终于编辑完一封邮件的时候，就会马不停蹄的点击发送，导致本该发过去的附件还没有上传。
后是结尾，结尾一定记得说Thank you，或者类似意思的词句，如果你急需对方的回复，可以加上I am looking forward to receiving your reply。如果是给教授或者很正式的邮件，到这里就可以了。切记不要试图和对方套近乎，说一些什么“I think you are amazing.”之类的话。
如果对方是和你年龄相当的助教，或者很平易近人的教授，你可以在最后加一句Have a nice day/weekend之类的，但是不加也没关系。最后的最后，就是结尾的落款了。和开头的称呼一样，结尾的落款也很重要。一般通用的落款是Sincerely, 姓名。可替换的还有Regards。注意，Best和Cheers等词要慎用，这些词一般是用于同辈之间的，非常不正式。
03
回复邮件
说完了怎么发邮件，我再来讲一下怎样回复邮件。如果你短时间之内收到了教授的邮件，那么恭喜你！接下来最重要的就是回复邮件。虽然如果教授已经在邮件里解答了你的问题，你是不用必须回复的。但是出于礼貌考虑，我建议还是要回复一下的。毕竟，教授应该也不是那么喜欢回复在收到他/她的邮件之后，从来不回复的学生吧。
告知对方你已经收到邮件。虽然你的这个回复已经可以证明你收到了邮件。但是出于礼貌考虑，我建议在邮件回复的开头写一下I have received your email./Thanks for your email.
回复的正文部分一定要短，太长的回复教授也没有时间看。在正文部分简述一下自己通过教授之前的邮件有哪些收获就可以了。用两三句话表述清楚就好，不用详细写自己都学到了什么。
结尾落款等同第一次发邮件的规矩。
04
彩蛋
发邮件就像我们日常说话一样，有时候嘴上说着是一个意思，其实想表达的是另一个意思。
接下来，我就用图片的形式展现一些有隐藏含义的表述。这些表达可能会出现在教授的邮件里，也会应用在职场的邮件里。
